Le nouvel emploi de Regula Thöni commande la discrétion. Il faut vraiment chercher pour trouver l’enseigne de l’entreprise et les visiteurs ne peuvent pénétrer dans les locaux de la Banque nationale suisse (BNS) à Zurich qu’après un contrôle d’identité. La quinquagénaire d’allure encore jeune semble étonnamment décontractée dans cet environnement. Il émane d’elle une confiance en soi qui signale sans agressivité qu’elle sait ce qu’elle veut.

Elle a trouvé sa place dans l’informatique

Regula Thöni est le bras droit du CIO Peter Thüring. Elle organise et accompagne des réunions avec le management board, joue un rôle d’interface avec la direction et traite des requêtes provenant de l’ensemble du département d’informatique. Parallèlement, cette femme qui vient de Langenthal dirige au niveau technique les deux personnes qui travaillent au secrétariat informatique. Elle est en outre responsable du domaine de la communication et de l’information au sein du département d’informatique. À cette fin, elle diffuse des informations importantes par l’intranet et utilise les canaux internes pour entretenir le contact avec les autres collaborateurs et collaboratrices. De plus, elle s’occupe de la gestion des événements, ce qui lui tient particulièrement à cœur parce qu’elle apprécie au moins autant les rencontres réelles et les discussions qu’elles permettent que la politique de travail à domicile en vigueur à la BNS.

L’assistante assume donc un très large éventail de tâches qui requiert à la fois polyvalence et dynamisme. Ce qui ne lui donne certainement pas des maux de ventre, mais au contraire la motive à exceller. «Une bonne assistante doit être ouverte, communicative, fiable et évidemment flexible», résume-t-elle. «Il est cependant aussi important d’avoir les formations adéquates», ce qu’elle a fait durant ses trente ans de carrière. Ses compétences linguistiques lui viennent de sa maturité déjà alors qu’elle a acquis son savoir-faire en gestion d’entreprise et ses compétentes de direction en faisant son brevet fédéral de spécialiste de la conduite d’équipe. Elle a ensuite suivi de nombreuses formations continues dans le domaine de la numérisation qui est progressivement devenu son cheval de bataille.

Acquérir du doigté

La volonté de réussir qui anime aujourd’hui encore l’assistante de direction a toujours habité cette femme énergique. En revanche, c’est au fil des ans qu’elle a acquis le doigté nécessaire pour motiver les autres à accompagner ses propres objectifs. «Avant, j’en voulais parfois trop et je manquais de patience», dit-elle. «Mais pour réaliser ses propres idées, il faut saisir le bon moment et trouver le ton adéquat.» Entretemps, Regula Thöni déjà a connu bien des succès – non seulement pour elle-même, mais pour toute la profession. Elle a participé à des conférences internationales et a développé son réseau au cours de ses nombreuses formations continues. L’important pour elle n’était pas seulement son propre parcours, mais plus généralement de faire bouger les choses. Ses contacts internationaux lui ont permis de regarder au-delà des frontières du pays et de voir comment sa profession évoluait ailleurs. Aujourd’hui, elle est active dans différentes instances afin de transmettre ces expériences. À l’interne en particulier dans le réseau d’assistance de la BNS qui comprend une soixantaine de collaborateurs et collaboratrices, mais aussi à l’externe dans le cadre de la nouvelle formation commerciale avec brevet fédéral. Là, elle s’intéresse de près à l’avenir de la profession d’assistant-e de direction.

Faire carrière en tant qu’assistante

Mais concrètement, que faut-il pour mettre cette profession au goût du jour? «Aujourd’hui, les futures assistantes de  direction ont surtout un problème avec le terme de secrétaire», dit Regula Thöni. Il a un arrière-goût désagréable en raison de son côté serviteur ou subordonné. C’est pourquoi le nom de la formation et la désignation de la future profession sont aussi en discussion. Sur le fonds, Regula Thöni ne trouve pas que l’orientation service est mauvaise en soi. «Nous aidons réellement, mais toutes les parties prenantes de l’entreprise et pas seulement les supérieur-e-s.»

En définitive, la manière dont on interprète son rôle dépend de l’idée que l’on se fait de soi et de son comportement. «Je me suis toujours considérée comme une partenaire de mes chefs. Nous avons des tâches différentes mais nous travaillons sur un pied d’égalité.» En tant qu’assistante, elle peut aussi bien être la force motrice que mettre en œuvre les idées des supérieur-e-s. Elle a immédiatement senti que la BNS partage sa conception de la collaboration. «Nos relations sont respectueuses et constructives -  cela s’était déjà cristallisé durant la procédure de candidature et s’est confirmé durant les premiers mois.» La confiance est d’ailleurs la condition la plus importante dans les rapports entre supérieur-e-s et assistant-e-s. C’est pourquoi Regula Thöni préconise de prendre son temps lors d’une postulation et de se fier à son intuition pour décider si elle est vraiment adéquate.

Les parcours des assistant-e-s de direction peuvent être très différents mais Regula Thöni tient à souligner qu’«une belle carrière est possible dans l’assistance». On est certainement moins sous les feux de la rampe que les membres de la direction, mais on peut réaliser beaucoup de choses en coulisse.

Des polyvalent-e-s aux spécialistes

À l’avenir, il y aura très probablement moins d’assistant-e-s polyvalent-e-s capables comme elle d’obtenir des résultats dans des domaines très différents. «Les généralistes en mon genre disparaissent», constate Regula Thöni. Son large éventail de compétences a toujours été un atout pour elle, mais aujourd’hui, et plus particulièrement dans les grandes entreprises, on recherche des spécialistes. C’est parfois dommage parce que les assistant-e-s se voient ainsi privées d’activités passionnantes. Mais simultanément cette situation offre l’opportunité d’approfondir un domaine. La nouvelle formation donnera aux assistant-e-s du futur le bagage nécessaire pour cela, en particulier dans la gestion d’entreprise, les langues, la direction, la gestion de projets et de données ou encore l’informatique. Regula Thöni conseille de se spécialiser au moins partiellement. Des formations continues régulières sont de toute façon pratiquement indispensables dans ce champ professionnel.

Pour sa part, elle a trouvé sa passion dans l’informatique, donnant un nouveau coup d’accélérateur au cours des deux dernières années. Tout en travaillant à plein temps, elle a suivi une formation continue intensive pour obtenir un DAS en Digital Office Management. Maintenant, «un de mes plus grands vœux serait de compléter mon Master avec un CAS dans le coaching.» Parce qu’elle a constaté que certain-e-s assitant-e-s peinent à mettre en pratique les connaissances acquises lors des formations. «Je crois qu’il serait passionnant de m’engager comme coach dans ce domaine et d’aider ainsi d’autres personnes à exploiter tout leur potentiel.»

Il y a beaucoup de changements mais le plaisir est toujours là

Le fait que sa soif de connaissances ne soit toujours pas assouvie et qu’elle déborde encore d’énergie vient probablement aussi de son parcours particulier. Lorsqu’à 20 ans elle est devenue mère pour la première fois, elle a subvenu aux besoins de la famille pendant que son compagnon terminait ses études. Bientôt mère de trois enfants, elle a commencé sa carrière en travaillant à temps partiel dans le domaine commercial. Regula Thöni a débuté comme collaboratrice spécialisée dans une entreprise de règlement des sinistres, puis, après un passage dans le marketing auprès d’une société industrielle, elle est restée longtemps au Bureau de prévention des accidents. C’est ici qu’elle est parvenue à faire ses débuts d’assistante de direction au sein d'une unité puis d'un département, bientôt également en tant que responsable de projets. «J’ai alors voulu faire encore un pas un avant, se souvient Regula Thöni, et j’ai postulé auprès des CFF dans le domaine informatique.» Après six ans comme assistante du CIO assumant également des tâches dirigeantes, elle se retrouve maintenant à la BNS. Une vie à plein gaz où l’ennui n’a pas sa place.

Les enfants sont désormais adultes et Regula Thöni a deux petits-enfants. «J’apprécie d’être maintenant à nouveau totalement libre et de pouvoir consacrer toute mon énergie à mon travail», dit-elle. Le plaisir de travailler est d’ailleurs certainement aussi une condition pour l’exercice de la profession d’assistante. Et Regula Thöni l’a dans la peau.

Date de la première publication: 4.10.2022