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Profil professionnel d'assistant-e

Le monde du travail évolue, et avec lui le métier d'assistant-e. La réforme 2023 de l'examen professionnel d'Executive Assistant* (anciennement Assistant-e de direction) assure le développement de cette fonction et permet aux spécialistes qualifié-e-s dans les fonctions d'assistance de rester paré-e-s pour l'avenir. Découvrez-en davantage sur la formation exigeante d'Executive Assistant BF*.

Executive Assistant BF*

*La décision définitive concernant le titre est encore en suspens après du SEFRI.

Vous désirez devenir Executive Assistant* certifié-e avec brevet fédéral (anciennement Assistant-e de direction BF), mais vous ignorez les conditions à remplir et les tâches précises de cette fonction?

Le premier examen se déroulera en 2023.
  1. Les Executive Assistants BF* soutiennent les cadres et dirigeant-e-s dans leur fonction, assument leurs propres domaines d'activité et dirigent des projets et des équipes. Ces professionnel-le-s jouent un rôle actif dans le bon déroulement des processus opérationnels et apportent une contribution essentielle au succès durable de l'entreprise. Ils exercent une fonction importante de plaque tournante entre les cadres, les collaboratrices et collaborateurs, les prestataires des services exernes et la clientèle. Le champ d'activité des Executive Assistants BF* est très diversifié et varie en fonction de la taille, de l'orientation et du secteur de l'entreprise. Selon la structure organisationnelle, leur domaine de responsabilité peut présenter des accents différents. Indépendamment du contexte spécifique de l'entreprise, les Executive Assistants* occupent un rôle central dans celle-ci. Leur profil de compétence s'appuie sur celui des employé-e-s de commerce titulaires d'un CFC.

  2. La compétence opérationnelle correspond à la capacité d'exécuter des tâches et des activités professionnelles de manière autonome, ciblée, professionnelle et flexible. L'accent est désormais mis sur la capacité d'action dans la profession et non plus uniquement sur les connaissances techniques. L'examen professionnel ne porte pas sur les connaissances des candidat-e-s, mais sur leur capacité à gérer des situations dans leur travail quotidien. Outre les compétences spécifiques, les compétences sociales, méthodologiques et personnelles sont également importantes. Les compétences opérationnelles sont évaluées lors de l'examen professionnel, par exemple dans le cadre d'études de cas ou de jeux de rôle.

  3. Les Executive Assistants BF* sont des généralistes dont le champ d'activité est très varié. Leur sens entrepreneurial élevé leur permet de participer aux décisions de leur supérieur-e et de contribuer à les mettre en œuvre. Par leur compréhension des processus de l'entreprise et par leurs compétences organisationnelles marquées, ainsi que leurs connaissances approfondies des technologies de l'information et de la communication, les Executive Assistants* sont en mesure de gérer l'administration de manière efficiente et efficace. Ils et elles mettent à profit quotidiennement leurs compétences de communication confirmées en allemand, en français ou en italien, ainsi que dans au moins une deuxième langue officielle ou en anglais. Leur propre domaine est géré de manière autonome. Enfin, ces professionnel-le-s sont à même de diriger des équipes et de gérer leurs propres projets.

    Selon l'organisation de l'entreprise, les Executive Assistants* travaillent en étroite collaboration avec différents départements spécialisés, des prestataires de services externes ou assument elles-mêmes des tâches dans le domaine de la gestion d'entreprise (par ex. finances, ressources humaines, marketing et communication, technologies de l'information et de la communication, droit). Leur attitude centrée sur le service et leurs compétences sociales élevées leur permettent en outre de contribuer de manière essentielle à un bon climat de travail au sein de l'entreprise et d'assumer un rôle de représentation important vis-à-vis de l'extérieur. Les Executive Assistants BF* font preuve d'une grande responsabilité personnelle et d'une grande flexibilité, ce qui leur permet non seulement de soutenir les cadres, mais aussi de s'adapter aux processus de changement au sein de l'entreprise ou de la branche.

  4. Le «portefeuille personnel» comme condition d'admission à l'examen

    Le portefeuille personnel est un travail écrit individuel à rédiger de manière autonome avant l'inscription à l'examen. L'accent est mis sur une réflexion concernant l'autogestion personnelle et sur l'identification d'éventuels aspects à améliorer. La réussite du portefeuille personnel constitue une condition d'admission à l'examen. Il comprend trois dossiers de réalisation sur des sujets prédéfinis et une grille de compétences complétée et aboutit à la rédaction d'un rapport de synthèse (bilan de compétences). Un des thèmes pourrait ainsi porter sur: «La manière dont je gère les situations de stress dans mon travail quotidien». De plus amples informations et les moyens auxiliaires pour la réalisation du portefeuille personnel sont publiés sur le site internet du secrétariat d'examen avant les inscriptions aux examens.

    Ecrits (7.5 heures)

    • Aide à la gestion et direction de service: simulation d'action (300 minutes)
    • Coordination et organisation
    • Créer des procès-verbaux et des notes de dossier
    • Etablir des textes et des publications
    • Gérer et préparer des données
    • Piloter des projets
    • Les compétences linguistiques (1ère langue et 2ème langue officielle ou anglais) sont examinées de manière intégrée.

    Gestion de l'information: boîte aux lettres (90 min)

    Gestion des collaborateurs-trices de l'équipe et gestion des dossiers liés au personnel: étude de cas guidée (60 min)

    • Partie 1: Analyse
    • Partie 2: Conception / réalisation

    Oral (1.25 heures)

    Aide à la gestion, direction de service et collaboration: situations critiques et jeux de rôle (45 min)

    • CI1
    • CI2
    • CI3
    • Jeu de rôle

    Self-management: présentation et entretien professionnel (30 min)

    • Présentation: constats tirés du bilan de compétences
    • Questions
    • Mesures/stratégies pour le façonnement du self-management et la suite du développement

    Les compétences linguistiques de la 2ème langue officielle ou de l'anglais sont examinées dans le cadre de l'entretien professionnel.

  5. Pour être admis à l'examen, le portefeuille personnel doit être remis dans les délais et évalué avec la mention "réussi". En outre, une des deux conditions d'admission - A ou B -  doit être remplie.

    Condition d'admission A)

    Pratique professionnelle d'employé-e de commerce: trois ans après l'obtention du diplôme

    • CFC d'employée / employé de commerce
    • une maturité gymnasiale
    • une maturité spécialisée
    • une maturité professionnelle
    • ou une qualification équivalente

    Condition d'admission B)

    Pratique professionnelle d'employé-e de commerce: quatre ans après l'obtention du diplôme

    • CFC d'une autre formation professionnelle initiale de trois ans
    • AFP d'assistant-e de bureau respectivement d'employé-e de commerce
    • Ou une qualification équivalente

    Admission «sur dossier» possible pour les personnes titulaires d'un diplôme de formation étranger.

    Examen d'admission individuel (CHF 50.00) et dispositions détaillées sur examen.ch

    CFC = Certificat fédéral de capacité, AFP = Attestation fédérale de formation professionnelle

  6. De nombreuses voies de formation s'ouvrent aux titulaires du brevet fédéral. Quelques formations continues populaires: 

    • Gestion de projet
    • Gestion d'entreprise
    • Gestion d'événements
    • RH
    • Marketing
    • Gestion de bureau
    • Leadership
    • Informatique

    Construisez votre parcours professionnel individuel en fonction de vos objectifs et profitez des différentes offres de formation continue pour élargir ou approfondir vos connaissances:

    • Compléter en suivant des cours de formation continue de plusieurs jours ou des CAS
    • Approfondir en passant un examen fédéral dans un domaine spécialisé ou en suivant des études dans une école supérieure ou une haute école spécialisée (DAS, MAS ou Bachelor)
  7. Grâce au subventionnement de la Confédération (financement axé sur la personne), vous avez la possibilité de vous faire rembourser jusqu'à 50% de vos frais de formation. Les subventions versées par la Confédération ne vont pas à l'institution de formation, ce sont les étudiant-e-s qui peuvent les facturer à la Confédération après avoir passé l'examen. Assurez-vous que la formation souhaitée figure bien sur la liste des cours du SEFRI et qu'elle donne donc droit à des subventions.

    Vous trouverez de plus amples informations concernant les contributions fédérales sur le site du SEFRI ou sur notre page dédiée à la formation continue.

  8. Vous trouverez une liste de tous les centres de formation qui proposent la formation sur examen.ch

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